12 étapes pour organiser un événement d'entreprise

12 étapes pour organiser un événement d'entreprise réussi

QUELLES SONT LES ÉTAPES À SUIVRE POUR PLANIFIER UN ÉVÉNEMENT D'ENTREPRISE ?

1. Avant toute chose, déterminez votre public cible.
Avant toute chose, définissez clairement qui est votre public cible. C'est à partir de là que toutes les autres décisions seront prises en termes de format, de contenu, de prix, de lieu, etc. Cette approche structurée vous aidera également à rester concentré sur la réalisation d'objectifs spécifiques et à ne pas laisser le champ d'action devenir trop large ou trop dilué.

2. Commencez
Lorsqu'il s'agit de planifier un événement d'entreprise comme un séminaire, un lancemant de produit, une soirée de gala, l'attente de réponses et de confirmations de la part d'autres personnes peut entraîner des retards inutiles. Ces retards pourraient tout aussi bien laisser place à des incertitudes. Pour éviter cela, il est donc important de commencer le processus de planification le plus tôt possible.

3. Créez votre thème de planification d'événement
Quel que soit le type d'événement (fête) que vous avez entrepris d'organiser, trouver un thème donne du ton à l'événement et ce ton vous donnera, à son tour, une orientation pour choisir votre nourriture, votre musique, votre décor, votre emplacement et bien plus encore.

De plus, lorsque vous choisissez un thème, il est important de vous souvenir de la foule pour laquelle vous vous préparez. Vous pouvez trouver une grande variété d'idées de thèmes en ligne pour vous aider à démarrer.
 

N'oubliez rien, pensez à ma liste ;-)

4. Faites votre liste
Il est important de réaliser que les listes sont les meilleures choses au monde pour l'organisation d'une fête d'entreprise. En effet, non seulement elles vous aident à décomposer le processus d'organisation d'une fête d'entreprise en tâches gérables, mais elles vous permettent également de garder une trace de ce que vous avez déjà accompli et de ce qu'il vous reste à faire.

5. Établir un budget pour l'organisation de l'événement
C'est votre budget qui détermine le type d'événement d'entreprise, séminaires, soirées de gala etc. que vous organisez. Dans cette optique, il devient essentiel de réaliser qu'il est très important de savoir le plus tôt possible combien d'argent vous devez dépenser. Le budget ne détermine pas seulement le type d'événement que vous organisez, il donne également une orientation à votre processus de planification.

6. Créer une équipe de planification de l'événement
La plupart des entreprises ont une équipe chargée des événements. Mais s'il arrive que votre entreprise n'en ait pas, le moment est venu d'en créer une ? Choisissez des personnes aux compétences différentes dans toute l'entreprise. Votre équipe peut vous aider dans tous les domaines, de l'allocation des budgets à la réalisation des invitations et même au nettoyage après l'événement. De nombreuses personnes font du travail léger et une bonne équipe chargée des événements peut vous aider à faire les choses beaucoup plus rapidement.
 

Le repérage

7. Prévoyez de visiter les lieux et de discuter des questions pertinentes avec les fournisseurs
Discutez du coût de la location des salles et de ce qui est inclus dans ces frais.

Vérifiez si la capacité est adaptée à votre liste d'invités.

Observez si l'endroit est accessible aux taxis et aux transports publics. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être envisager de louer des bus ou même un hébergement pour la nuit

Clarifiez en déterminant les heures auxquelles vous aurez accès à la salle. Si personne ne la réserve la veille, pouvez-vous y entrer pour la décorer ou vous installer ? Fournissent-ils les ustensiles de service pour la nourriture, ou devez-vous apporter ou louer vos propres draps, assiettes, serviettes et couverts ?

Renseignez-vous pour savoir s'il est indispensable que la nourriture provienne de cet endroit ou si vous pouvez faire appel à un traiteur extérieur.

Si vous pouvez faire appel à votre propre traiteur, commencez à rencontrer des vendeurs potentiels pour goûter leurs produits et déterminer leurs prix.

Déterminez si votre lieu de réunion exige que vous fassiez appel à un service de sécurité extérieur pour votre événement. Non seulement cela vous protégera de toute responsabilité, mais cela peut aussi vous aider à éviter que des étrangers ne viennent gâcher votre fête.

Si vous choisissez de consommer de l'alcool lors de l'événement, engagez un barman agréé si votre établissement ne peut en fournir.

Renseignez-vous pour savoir si le lieu de l'événement peut fournir des décorations ou si vous devez fournir les vôtres. Certains établissements disposent d'une grande variété d'articles que vous pouvez utiliser comme des bougies, des miroirs à poser sur la table, des bocaux en verre, etc. Ainsi, si vous pouvez profiter de la gratuité de tout ce qui est fourni, vous pouvez faire des économies considérables sur votre budget.

8. Signer le contrat avec le vendeur
Après accord, il est important que vous signiez des contrats avec vos fournisseurs et que vous vous assuriez qu'ils vous en fournissent une copie.

9. Invitations à l'événement
Les meilleurs conseils pour organiser vos invitations :

Veillez à laisser à vos invités suffisamment de temps pour quitter leur travail et se préparer à la fête lorsque vous choisissez une heure d'arrivée

Recevez des invitations conçues en fonction de votre thème

Il vous appartient de décider si vos invitations seront envoyées par courrier électronique ou imprimées

Demandez à votre équipe de vous aider à délivrer les invitations

10. Musique pour l'événement
En matière de musique, vous avez peu de choix. Tu peux soit engager un DJ ou un groupe de musique live, soit établir une playlist. Quelle que soit votre décision, assurez-vous de vous mettre en rapport avec le lieu de concert pour vous assurer que vous disposez de tout l'équipement son nécessaire.

11. Vérifiez votre liste de planification d'événements
Il est important que vous vérifiiez et revérifiez votre liste la semaine précédente, la veille et le jour de l'événement pour vous assurer que vous n'avez rien oublié.

12. Ayez des personnes en attente pour les courses
Ayez en réserve deux ou trois membres de votre équipe comme personnes de confiance pour que vous puissiez rester et orchestrer l'événement pendant que vous les envoyez chercher les objets supplémentaires qui doivent être ramassés.

En conclusion, il convient de vous rappeler que les événements mémorables ne se produisent pas d'eux-mêmes.  L'organisation et la tenue d'un événement nécessitent une planification.